A transição do prontuário físico para o digital, além de otimizar processos, reduzir custos e liberar espaço físico, a digitalização — quando feita com segurança jurídica, técnica e operacional — garante mais agilidade no atendimento e maior proteção das informações dos pacientes.

No entanto, não basta apenas “escanear documentos” e armazená-los em um sistema. Há legislações específicas, padrões de interoperabilidade e requisitos de segurança da informação que precisam ser seguidos para que a migração seja válida e segura.

Neste guia prático, vamos explorar:

• Por que o prontuário físico ainda é um gargalo para muitas instituições.
• Quais os riscos de uma transição mal planejada.
• As etapas essenciais para uma migração segura.
• Como a TechInPulse pode ser sua parceira nessa transformação digital.
  

Por que o prontuário físico é um gargalo?

Apesar da informatização já estar presente em muitos setores, diversas instituições de saúde ainda mantêm um acervo considerável de prontuários físicos. 

Esse cenário acontece por diferentes motivos: processos antigos, receio de perda de dados, custos de implantação e até mesmo falta de capacitação da equipe. Porém, manter o prontuário em papel pode gerar entraves significativos:

• Dificuldade de acesso rápido às informações: encontrar um registro físico leva tempo, especialmente em instituições com milhares de pacientes;
  
• Risco de extravio e deterioração: o papel é vulnerável a umidade, incêndios, desgaste e até a erros de arquivamento;
  
• Custos com armazenamento: manter arquivos físicos exige espaço, climatização e equipe dedicada;
  
• Limitações na integração de dados: prontuários físicos não “conversam” com outros sistemas, dificultando o compartilhamento seguro e ágil de informações;
  
• Impacto na eficiência clínica: médicos e equipes de saúde gastam mais tempo na busca por informações do que no atendimento em si.
  

Com a Lei nº 13.787/2018, que regulamenta a digitalização e o uso de sistemas informatizados para guarda e manuseio de prontuários, abriu-se caminho para que instituições adotem um formato totalmente digital de seus arquivos com respaldo legal.

Riscos da transição mal planejada

Migrar para o prontuário eletrônico sem um plano estruturado pode gerar problemas sérios, tanto jurídicos quanto operacionais.

Alguns riscos comuns incluem a perda de validade jurídica dos documentos por não seguirem os padrões técnicos de digitalização (como o ICP-Brasil para assinaturas digitais) e inconsistências ou lacunas de dados, o que compromete o histórico do paciente.

Além disso, a exposição de informações sensíveis acaba resultando em violações à LGPD e prejuízos à imagem da instituição.

Outro problema é a paralisação de fluxos de trabalho, caso a migração não seja planejada de forma gradual e controlada e a baixa adesão das equipes, quando não há treinamento adequado para o uso das novas ferramentas.

Dessa forma, a digitalização mal executada não apenas anula os benefícios esperados, mas também pode gerar passivos jurídicos e custos adicionais para corrigir falhas.

Etapas para migração segura

A seguir, trazemos um passo a passo para iniciar a eliminação do prontuário físico com segurança jurídica, técnica e operacional.

1. Diagnóstico e mapeamento do acervo

Antes de iniciar, é fundamental levantar a quantidade, o tipo e o estado dos prontuários existentes. O que inclui a identificação de quais documentos precisam ser digitalizados e uma avaliação de prioridades (por exemplo, prontuários mais consultados ou mais recentes).

O mapeamento de formatos, tamanhos e tipos de conteúdo (texto, imagens, exames) também deve ser incluído nesta etapa do diagnóstico.

2. Definição de requisitos legais e técnicos

A Lei nº 13.787/2018 e resoluções do Conselho Federal de Medicina (como a CFM 1.821/2007 e atualizações) estabelecem critérios para que a digitalização tenha valor jurídico. 

É necessário garantir o uso de assinatura digital com certificado ICP-Brasil, sistemas que assegurem integridade, autenticidade, confidencialidade e  também conformidade com a LGPD no tratamento de dados sensíveis.

3. Escolha da solução tecnológica

Em relação ao sistema de prontuário eletrônico, ele deve suportar padrões de interoperabilidade (HL7, FHIR), permitir auditoria e rastreabilidade de acessos, ter redundância e backups automáticos e também facilitar o acesso seguro e rápido às informações.

4. Digitalização e indexação

Essa etapa envolve a captura digital de cada documento, assegurando qualidade de imagem e legibilidade. 

É aqui que entram scanners adequados para alto volume, softwares de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) e a indexação por metadados para facilitar buscas.

5. Validação, auditoria e treinamento da equipe

Após a digitalização, é preciso validar a conformidade técnica e jurídica, além de realizar auditorias internas para garantir que não houve perda de informação.

É importante ter em mente também que não basta apenas ter a tecnologia: médicos, enfermeiros e colaboradores administrativos precisam entender como acessar, registrar e manter informações no novo formato.

7. Eliminação segura do acervo físico

Somente após a validação completa e a emissão de laudos técnicos é possível eliminar o papel. Essa etapa deve seguir normas de descarte seguro, como a NBR 11174, para destruição de documentos confidenciais.

Como a TechInPulse contribui para digitalizar sua instituição

A TechInPulse oferece uma abordagem completa para instituições de saúde que querem realizar a transição para o prontuário eletrônico com segurança, eficiência e conformidade legal.

Entre os diferenciais da nossa solução está uma consultoria especializada, com uma análise detalhada do acervo e desenho do plano de migração personalizado. 

Além de garantir a digitalização segura e padronizada de documentos e prontuários médicos, assegurando a integridade e a acessibilidade das informações.

Com a TechInPulse, sua instituição elimina o prontuário físico de forma gradativa, segura e com total respaldo jurídico, assegurando que cada etapa do processo seja validada e documentada.

Conclusão

A eliminação do prontuário físico é uma etapa fundamental para que instituições de saúde avancem em direção à transformação digital de forma estruturada e segura. Mais do que adotar tecnologia, é preciso seguir normas, proteger dados sensíveis e preparar equipes para operar em um novo cenário.

Quando bem planejada, a migração para o prontuário eletrônico reduz custos, melhora a eficiência clínica, agiliza o acesso às informações e fortalece a segurança jurídica.

E o mais importante: essa mudança não precisa ser complexa ou arriscada. Com a abordagem certa e parceiros especializados, o processo se torna uma evolução natural para a sua instituição.Conheça nossas soluções de automação de registros. Clique aqui e entre em contato conosco para saber mais.